12月27日，經(jīng)過協(xié)同辦公系統(tǒng)實施項目部兩個多月攻堅克難，在集團領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，萬創(chuàng)集團協(xié)同辦公系統(tǒng)正式投入試運行，隨著系統(tǒng)各項功能逐步投入使用，協(xié)同辦公系統(tǒng)也從實施階段進入運維和優(yōu)化階段。
本次協(xié)同辦公系統(tǒng)試運行的范圍涵蓋集團除焦化業(yè)務(wù)單元外所有單位和部門，包括門戶、流程管理、合同管理、資產(chǎn)管理、公文管理、會議管理、檔案管理、任務(wù)管理、新聞管理、電子期刊、學(xué)習(xí)管理、人事管理等幾十個模塊和功能，基本可以滿足集團各級別員工日常協(xié)同辦公需要。為了配合系統(tǒng)上線試運行，項目部在前期開展了為期兩周的關(guān)于系統(tǒng)基礎(chǔ)操作和使用的集中培訓(xùn)，同時強制要求上線范圍內(nèi)全員在線參加系統(tǒng)基礎(chǔ)操作考試并取得合格成績。
協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心價值在于提升組織協(xié)同效率，系統(tǒng)的實施形式是軟件部署和使用，實質(zhì)是組織行為模式的變革，特別是協(xié)同模式的變革，這樣的變革一方面需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，另一方面需要廣泛的參與。好的系統(tǒng)應(yīng)該具有易用性、實用性、信息集成、應(yīng)用可優(yōu)化、功能可擴展、數(shù)據(jù)安全、信息交互及時等特點。本次上線的協(xié)同辦公系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，使用瀏覽器操作界面，與平時上網(wǎng)操作類似，簡單易學(xué)，系統(tǒng)維護也非常方便，具有良好的易用性。系統(tǒng)還提供手寫簽批、電子簽名功能，將紙質(zhì)辦公中的習(xí)慣靈活運用并保留到系統(tǒng)中。系統(tǒng)支持用戶身份的動態(tài)改變，使工作流的定義不受人員變化的影響。公文流轉(zhuǎn)過程支持預(yù)先定義，也支持中間改變流向，為實際工作需要提供了極大的靈活性。系統(tǒng)可以從電腦端釘釘?shù)卿浭褂?，同時還集成了移動端釘釘?shù)南鄳?yīng)功能，瀏覽器、手機端釘釘APP、電腦端釘釘訪問三位一體，實現(xiàn)了通訊的無縫連接，充分滿足移動辦公的需要。
流程管理是協(xié)同辦公系統(tǒng)最核心、最重要的應(yīng)用，系統(tǒng)具有強大的流程管理功能，可以處理人資類、行政類、財務(wù)類、資產(chǎn)類、工程類、運營類、采購類、IT類、法務(wù)類、審計類、投融資類等流程的流轉(zhuǎn)，審批節(jié)點人員可以靈活選擇。公文管理主要針對比較正式的公文和便簽發(fā)布。信息門戶是集公司內(nèi)部新聞、行業(yè)新聞、通知公告、規(guī)范制度、員工活動、大事記、萬創(chuàng)報等為一體的信息綜合平臺。系統(tǒng)還支持對合同、資產(chǎn)和人員的全周期管理。系統(tǒng)具有非常強大的學(xué)習(xí)管理和知識管理功能，可有利支持萬創(chuàng)學(xué)院的各項培訓(xùn)和考試管理工作開展。
協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。隨著集團發(fā)展和協(xié)同辦公系統(tǒng)的不斷優(yōu)化升級，未來系統(tǒng)的功能還將逐步完善和豐富。2022年系統(tǒng)還將陸續(xù)上線私車公用、項目管理、預(yù)算管理等功能，系統(tǒng)將會從一個流程型平臺逐步演化為一個知識型、智能型平臺，將知識管理、團隊協(xié)作、費控管理和輔助決策等工具深度融合在一起，真正發(fā)揮集團管控、知識積累、體系沉淀、文化宣傳和內(nèi)部控制的作用，進一步踐行集團科技引領(lǐng)的發(fā)展戰(zhàn)略。
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